BAB VI

RUN DOWN

(Petunjuk Teknis)

Run down script adalah suatu bentuk dari penjabaran kegiatan yang telah direncanakan dalam bentuk tabel. Pada materi Run Down ini, pembahasan akan lebih banyak mengenai contoh-contoh kegiatan yang sekiranya akan banyak ditemui dalam kegiatan KMHDI. Dalam organisasi KMHDI, terdapat banyak sekali kegiatan yang dalam pelaksanaannya tidak atau belum menggunakan run down. Hal ini terjadi karena beberapa hal, pertama karena belum mengetahui tentang run down, atau kemungkinan kedua (untuk yang telah mengetahuinya) malas mempraktekkannnya. Run down seharusnya selalu digunakan oleh suatu kepanitiaan untuk sebuah merancang sebuah kegiatan. Untuk lebih jelasnya kita akan mempelajari tentang tujuan, isi dan bentuk dari run down sehingga mudah untuk dipraktekkan.

1. TUJUAN

Tujuan dari run down antara lain dapat dijabarkan sebagai berikut:

a. Acara bisa tersusun secara rapi, teratur dan sistematis sehingga panitia bisa mengatur atau mengeliminasi kesalahan yang mungkin terjadi.

b. Penanggung jawab acara mudah melakukan control terhadap tugas anggotanya.

c. Orang awam mudah untuk memahami jalannya atau alur dari suatu acara

d. Memudahkan dilakukannya evaluasi terhadap kegiatan yang dilaksanakan.

2. ISI RUN DOWN

Isi dari run down bisa bermacam-macam tergantung pada variable yang diperlukan oleh panitia kegiatan. Variabel yang digunakan hendaknya hanya menyangkut variable-variable yang penting saja, sehingga bentuk dari run down adalah padat dan jelas. Apabila panitia memilih untuk memasukkan semua variable, penting maupun tidak penting, maka akan membuat run down menjadi rumit. Alur dari suatu acara hendaknya juga diatur secara urut dan sistematis agar mudah dalam melakukan fungsi controlling.

3. BAGIAN RUN DOWN

Bagian variable run down dapat dibagi atas 2 macam, yaitu :

a. Bagian variable urutan atau alur dari jalannya suatu acara biasanya diletakkan pada sumbu Y (Vertikal) atau pada arah menurun.

b. Bagian variable kelengkapan acara yang disusun menurut sumbu X (horisontal). Pada bagian ini setiap kepanitiaan berhak menentukan isi dari variable ini.

4. MACAM – MACAM RUN DOWN

Run down dapat dibedakan dari waktu kegiatannya atau dari jenis ruang lingkupnya. Macam –macam run down dari waktu kegiatannya yaitu :

a. Run down 1 hari, dimana persiapan sampai akhir kegiatan dilaksanakan dalam 1 hari saja atau pengunaan run down hanya diperuntukkan 1 hari saja. Contoh : contoh 1.1

b. Run down beberapa hari, dimana persiapan sampai akhir dari suatu kegiatan memakan waktu beberapa hari. Contoh : MPAB yang membutuhkan pembagian run down. Run down 1 bulan sebelum hari H untuk sosialisasi dan sebagainya ( contoh 2 ). Untuk run down jenis ini pada perencanaan pola kita dari atas ke bawah ( dari 1 bulan sebelum acara ke 3 minggu sebelum acara) sedangkan untuk evaluasi atau controlling dari bawah ke atas.

Macam – macam run down dari ruang lingkupnya, yaitu :

a. Run down kegiatan seperti pada contoh 1.1

b. Run down daftar kelengkapan seperti pada contoh 1.2

c. Run down cost estimation seperti pada contoh 1.3

5. LANGKAH MEMBUAT RUN DOWN ( 1 HARI ).

Langkah-langkah yang harus ditempuh suatu kepanitiaan dalam membuat run down adalah sebagai berikut :

a. Menentukan suatu urutan acara, sehingga alur acara tidak mengalami interupsi.

b. Tentukan estimasi waktu yang memungkinkan ( suatu kepanitiaan biasanya mempunyai cadangan waktu, waktu yang digunakan dalam membuat run down harus fixed ).

c. Penggolongan suatu acara. Misalnya, pembukaan MPAB pada contoh 1, dimana terdiri dari berbagai macam kegiatan.

d. Estimasi waktu untuk suatu golongan acara.

e. Estimasi waktu untuk sub golongan acara.

f. Menentukan variable kelengkapan pada suatu sub golongan acara.

g. Dari variable sub acara kita kumpulkan menjadi variable run down yang akan kita gunakan.

Masih banyak kegunaan dan macam-macam run down yang ada namun hanya tiga macam run down saja yang dipelajari untuk diklat saat ini, untuk pengembangan dilapangan, apabila dirasa perlu, setiap kepanitiaan dapat membuat suatu jenis rundown tersendiri yang disesuaikan dengan kebutuhan setempat.

6. Siapa yang dan kapan harus membuat Rundown ?

Rundown secara garis besar dibuat oleh seorang ketua panitia, dibantu dengan personil SC dan panitia yang lainnya. Rundown sebenarnya adalah sebuah tahap perencanaan kegiatan yang sangat spesifik, yang apabila tidak dikuasai oleh si ketua panitia, maka ia akan kesulitan untuk mengendalikan acara dan personil bawahannya.

Setelah ketua panitia membuat garis besar rundown, langkah selanjutnya adalah menyerahkan kepada masing-masing koordinator seksi untuk membuat rincian dari rundown tersebut. Rincian yang dibuat oleh masing-masing ketua seksi ini, khusus mengenai seksi-nya saja, tujuan dari pembuatan rincian oleh ketua seksi ini adalah agar masing-masing ketua seksi mengerti betul mengenai tugas dan urutan tugas yang harus dilakukan oleh seksi dan personil yang berada dibawahnya.

Run Down harus dibuat begitu Job Description telah selesai disusun. Run Down harus secepatnya dibuat, karena seharusnya segala hal yang berkaitan dengan kegiatan kepanitiaan harus dimasukkan dalam Run Down.

Contoh 1.1. RUN DOWN Pembukaan MPAB KMHDI
No	Waktu	Durasi menit	Kegiatan	Sie Pelaksana	Personal Pelaksana	Peralatan	Persiapan petugas	Keterangan
1	07.00-07.20	20	Registrasi peserta				Seluruh anggota sie acara siap dengan kelengkapannya masing-masing di tempat	Panitia harus siap sebelum pukul 07.00
			1. Panitia siap di meja registrasi	Sie Acara	Widhi	Daftar Hadir
			2. Peserta sebelum masuk harus mengisi daftar hadir
2	07.20-07.40	20	Pembukaan
			1. MC maju membacakan susunan acara	Sie acara	Ayu Pertiwi	Susunan acara	Ary Astama stand by	Semua petugas harus siap dengan kelengkapannya Seluruh petugas stand by di bagian belakang ruang kelas agar mudah dikontrol oleh sie acara
			2. MC mempersilahkan pembaca doa untuk maju
			3.MC mundur
			4. Pembaca doa maju dan mempersilahkan hadirin untuk berdiri, lalu membacakan doa	Sie Acara	Ary Astama	Lembar doa	Ayu Pertiwi stand by
			5.Pembaca doa mundur
			6. MC maju mengumumkan acara selanjutnya dan meminta hadirin untuk berdiri dan mempersilahkan dirigen lagu Indonesia raya untuk maju	Sie Acara	Ayu Pertiwi	Susunan acara	Galung stand by
			7. MC mundur.
			8. Pemimpin lagu Indonesia Raya maju	Sie acara	Galung	-------	Ayu Pertiwi stand by
			9. Pemimpin lagu Indonesia Raya mundur
			10.MC maju mengumumkan acara selanjutnya, yaitu laporan Ketua Panitia	Sie acara	Ayu Pertiwi	Susunan Acara	Winartha stand by
			11.MC mundur.
			12.Ketua panitia maju membacakan laporannya	---	Winartha	Laporan panitia	Ayu Pertiwi stand by
			13.Ketua panitia mundur
			14.MC maju mengumumkan acara selanjutnya, yaitu sambutan ketua PC sekaligus membuka acara MPAB	Sie Acara	Ayu Pertiwi	Susunan acara	Mahardhika stand by
			15.MC mundur
			16.Ketua PC maju untuk memberikan sambutan + membuka acara	-------	Mahardhika	-----------
			17. MC maju dan mengumumkan bahwa acara Pembukaan telah selesai

Contoh 1.2. Daftar Kelengkapan Acara MPAB KMHDI

No	Item	Jumlah	Remark
1	Susunan acara	- 1 lembar	disiapkan sie acara
2	Lembar doa	- 1 lembar	disiapkan sie acara
3	Lembar asta prasetya	- 1 lembar	disiapkan sie acara
4	Banten	- 1 set	disiapkan sie perlengkapan
5	Daftar hadir / absensi	- 3 lembar	disiapkan sie acara
6	Papan tulis	- 1 set	disiapkan sie perlengkapan
7	Spidol	- 3 buah	disiapkan sie perlengkapan
Materi peserta :
9	Pengenalan organisasi	- 20 eks	disiapkan sie materi
10	Sejarah pergerakan mhs	- 20 eks	disiapkan sie materi
11	Piagam	- 20 lembar	disiapkan sie acara

Contoh 1.3. Cost Estimation

No	Item	Jumlah	Harga	Total
Sie acara
1	- Fotocopy absensi	- 3 lembar	@ 100,00	300,00
2	- Piagam	- 20 lembar	@ 2000,00	40.000,00
Sie materi
1	- Pengenalan organisasi	- 20 eks	@ 500,00	10.000,00
2	- Sejarah pergerakan mhs	- 20 eks	@ 500,00	10.000,00
Sie perlengkapan
1	- Banten	- 1	@ 20.000,00	20.000,00
2	- Spidol	- 3 buah	@ 4000,00	12.000,00
Total :				92.300,00

Contoh 2. Kegiatan MPAB (Pelaksanaan lebih dari 1 hari)

1 BULAN SEBELUM ACARA
NO	WAKTU	KEGIATAN	PENANGGUNG JAWAB
1	1 JULI 2002	Rapat koordinasi intern : 1. Pemilihan anggota panitia 2. penjabaran Job Description 3. Pemilihan tempat kegiatan	SC SC + Ketua Panitia Sie Acara
2	Sepanjang bulan Juli	Ekstern : 1. Pendekatan personal kepada ketua UKKH 2. Pendekatan personal kepada calon anggota	Sie Publikasi

3 MINGGU SEBELUM ACARA
NO	WAKTU	KEGIATAN	PENANGGUNG JAWAB (Person)
1	7 JULI 2002	Rapat koordinasi intern : Evaluasi kegiatan sie Koordinasi antar sie	Ketua Panitia
		Kesekretariatan : Telah mengirim surat undangan kepada para undangan Telah mengirim surat peminjaman tempat	Bayu Mahendra
		Keuangan : Telah memperoleh seluruh dana yang dibutuhkan untuk acara Telah membuat estimasi laporan keuangan sebelum acara Mencatat seluruh pemasukan dan pengeluaran sebelum acara	Kirtana Yoga
		Seksi-seksi : Sie pubdok telah mendapat kepastian tanggal sosialisasi dari UKKH Sie pubdok telah mendekati beberapa calon anggota Sie materi telah menentukan materi dan pemberi materi Sie Acara menyiapkan tanggal untuk gladi bersih 5. Sie materi telah membuat kriteria penilaian buat para pe	Ary Astama Ari Sontol Galung Ayunita Novi

Contoh 3. Pelaksanaan Dharma Santi Bersama (Pelaksanaan Acara dengan Durasi sangat pendek atau berbarengan)

NO	Waktu	Durasi (Detik)	Kegiatan	Sie Pelaksana	Personal	Perlengkapan	Persiapan Petugas	Keterangan
1	18.00-18.10	Pra Pembukaan					Ayu Pertiwi stand by	Di podium MC
		30	- Selamat datang oleh MC	Sie acara	Ayu Pertiwi	Susunan Acara	Novi stand by	Di pintu utama
			- Ketua panitia dan Personal sie acara menanti kedatangan walikota	Sie acara	Novi	Bunga,	Mahardhika dan Novi stan by	Di pintu utama
		20	- Walikota datang	-----------
		20	- Ketua panitia dan penyambut tamu menyambut Walikota di pintu utama	Sie acara	Mahardhika dan Novi		Gamelan dan Penari stand by	Di blkg stage
		30	- Ketua panitia mengantar walikota ke tempat duduk yang telah disediakan	------------	mahardhika		ayu pertiwi stand by
		20	- MC maju ke podium MC, memberitahu kepada hadirin bahwa walikota telah datang	Sie acara	ayu pertiwi	susunan acara
		Pembukaan
		120	- Musik gamelan sebagai penyambut walikota memasuki ruangan	Sie kesenian	Bala	Gamelan	Penari stand by	Di blkg stage
		100	- Tarian pembuka naik ke atas stage begitu musik gamelan dimainkan	Sie kesenian	Dayu widya	Bunga, kostum	Ayu Pertiwi stand by
			- Penari turun dari stage				Mansion stand by	Di blkg stage
		30	- Selamat datang oleh MC	Sie acara	Ayu Pertiwi	Susunan acara
		45	- MC membacakan urutan acara				Ary Astama stand by	Di blkg stage
		15	- Sie perlengkapan menyiapkan mic diatas stage.	Sie perlengkpn	Mansion	Mic
		120	- Pembaca doa maju dan memimpin doa.	Sie acara	Ary Astama	Lembaran doa
			- Pembaca doa turun dari stage.

Run down contoh 3 yang terakhir kita pelajari disini adalah run down yang agak rumit. Sebab dalam satu waktu terdapat berbagai macam kegiatan dan berbagai macam sie yang bekerja secara bersamaan. Run down jenis ini akan sering ditemui dalam acara-acara seremonial yang melibatkan pihak diluar organisasi. Untuk mengatasi kesulitan pada run down ini dapat kita ambil beberapa alternative penyelesaian. Yaitu sebagai berikut :

1. Alternatif pertama, Kegiatan yang bersamaan dapat kita pisah-pisahkan dan kita alokasikan waktunya secara sendiri. Kendala baru yang akan timbul adalah semakin rumitnya run down sehingga sulit untuk dipelajari karena berbeda dengan jati diri run down yang jelas namun singkat dan sistematis.

2. Alternatif kedua, pisahkan run down kepanitiaan besar dengan run down masing-masing sie. Namun kendala baru yang akan timbul harus ada korlap yang betul-betul mengerti medan dan situasi yang direncanakan pada run down kepanitiaan besar supaya masing-masing sie tidak saling menunggu atau bingung akan alur acara. Analogkan seperti pemain orkestra yang membutuhkan seorang dirigen yang cakap.

BAB VII

PROPOSAL

1. Pengertian Proposal

Proposal adalah suatu bentuk rancangan kegiatan yang dibuat dalam bentuk formal dan standar. Untuk memudahkan pengertian proposal yang dimaksud dalam tulisan ini, kita dapat membandingkannya dengan istilah “Proposal Penelitian” dalam dunia ilmiah (pendidikan) yang disusun oleh seorang peneliti atau mahasiswa yang akan membuat penelitian (skripsi, tesis, disertasi). Dalam dunia ilmiah, proposal adalah suatu rancangan desain penelitian (usulan penelitian) yang akan dilakukan oleh seorang peneliti tentang suatu bahan penelitian. Bentuk “Proposal Penelitian” ini, biasanya memiliki suatu bentuk baku, dengan berbagai standar tertentu seperti penggunaan bahasa, tanda baca, kutipan dll.

Proposal yang akan dibahas dalam tulisan ini adalah “Proposal Umum” yang sering digunakan sebagai usulan atau rancangan kegiatan. Bentuk proposal ini memiliki banyak kemiripan dengan model “Proposal Penelitian” yang digunakan dalam dunia ilmiah, namun karena sifatnya yang lebih umum maka “Proposal Umum” biasanya lebih lentur dalam penggunaan bahasa dan tidak terlalu kaku dalam aturan penulisan. Namun, walaupun lebih “bebas”, penulisan “Proposal Umum” tetap harus mengindahkan kaidah-kaidah dan sistematika tertentu, agar dapat dengan mudah dimengerti oleh orang-orang yang membaca proposal tersebut.

Secara mendasar, harus di garis bawahi bahwa penulisan proposal hanya salah satu dari sekian banyak tahap perencanaan, seperti yang telah diuraikan sebelumnya dalam buku ini. Penulisan proposal adalah suatu langkah penggabungan dari berbagai perencanaan yang telah dibuat dalam tahap-tahap sebelumnya. Ini berarti, tanpa terlebih dahulu melakukan langkah-langkah sebagaimana yang diuraikan dalam buku ini, maka kemungkinan besar penulisan proposal akan menemui kesulitan.

2. Sistematika Penulisan Proposal

1. Pendahukuan

2. Dasar Pemikiran

3. Tujuan Kegiatan

4. Tema Kegiatan

5. Jenis Kegiatan

6. Target Kegiatan

7. Sasaran / Peserta Kegiatan

8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

9. Anggaran Dana

10. Susunan Panitia

11. Jadwal Kegiatan

12. Penutup

3. Bagan Hubungan Antara Proposal Dengan Langkah-langkah Perencanaan Sebelumnya

4, Sistematika Proposal

1. Pendahuluan

a. Berisi tentang hal-hal dan kondisi umum yang melatarbelakangi dilaksanakan kegiatan tersebut.

b. Hubungan kegiatan tersebut dalam kehidupan sehari-hari(nyata)

c. Point-point pembahasan pada pendahuluan ini, mengacu pada komponen S-W-O-T yang telah dibahas sebelumnya.

2. Dasar Pemikiran

a. Berisi tentang dasar yang digunakan dalam pelaksanaan, misalnya: Tri Darma Perguruan Tinggi, program kerja pengurus dan lain-lain

b. Jika kegiatan tersebut bukan dari organisasi, maka didasarkan secara umum, misalnya : Peraturan Pemerintah No sekian

3. Tujuan

a. Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan tersebut ( umum dan khusus)

b. Tentukan juga keluaran ( output ) yang dikehendaki seperti apa

Contoh :

- Memperoleh kader-kader KMHDI

- Memberi pengetahuan manajerial dan leadership bagi calon anggota KMHDI

4. Tema

-. Tema yang diangkat dalam kegiatan tersebut

5. Jenis Kegiatan

a. Diperlukan untuk menjelaskan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan jika kegiatannya lebih dari satu,

b. Menjelaskan bentuk dari kegiatan tersebut. Misal: berupa Seminar, Pelatihan, penyampain materi secara lisan, Tanya jawab dan simulasi dll.

6. Target

-. Berisi uraaian yang lebih terperinci dari Tujuan (Point 3) terutama mengenai ukuran-ukuran yang digunakan sebagai penilaian tercapai atau tidaknya tujuan.

Contoh :

-. Target acaara ini adalah untuk mencetak minimal 25 orang pelatih KMHDI yang masing-masing diantaranya, memiliki kemampuan yang sesuai dengan standar yang Buku Pedoman Kaderisasi Jilid I KMHDI, dan setiap pelatih tersebut memiliki nilai rata-rata diatas 7 (dengan range 10) dalam setiap materi pelatihan.

7. Sasaran/Peserta

-. Menjelaskan tentang objek atau siapa yang akan mengikuti kegiatan tersebut ( atau lebih kenal dengan peserta)

8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

-. Tentukan dimana, hari, tanggal, bulan, tahun serta pukul berapa akan dilaksanakan kegiatan tersebut.

9. Anggaran Dana

-. Dalam angggaran disini, hanya disebutkan jumlah total pemasukan dan pengeluaran yang diperkirakan oleh panitia, sedangkan rinciannya dibuat dalam lampiran tersendiri

10. Susunan Panitia

-. Dalam hallaman atau bagaian susuna panitia, biasanya hanya ditulis posisi yang penting-penting saja, seperti Pelindung Kegiatan, Ketua panitia, Streering Commite dll, sedangkan kepanitian lengkap dicantumkan dalam lampiran.

11. Jadwal Kegiatan

a. Dibuat sesuai dengan perencanaan dalam kalender Kegiatan yang telah disusun sebelumnya

b. Atau bisa juga ditulis terlampir, jika jadwalnya banyak.

12. Penutup

a. Berisi tentang harapan yang ingin dicapai dan mohon dukungan bagi semua pihak.

b. Ditutup dengan lembar pengesahan proposal

c. Terakhir, diikuti dengan lampiran

5. Perhatian khusus terhadap masalah penganggaran pada proposal :

1. Penganggaran, Anggaran adalah rencana pemasukan & pengeluaran keuangan yang dibuat untuk kegiatan tertentu

2. Proses penyusunan anggaran

a. Sesuai dengan rencana kegiatan

b. Sesuai dengan sumber pendapatan

c. Meliputi tertib aturan yang berkaitan dengan keluar dan masuknya keuangan kegiatan.

¨ Langkah-langkah penyusunan anggaran

	Kegiatan

3. Mengontrol anggaran

a. Pengeluaran sesuai dengan rencana

b. Sekecil apapun pengeluaran dan pemasukan dicatat

c. Dapat dipertanggungjawabkan sesuai aturan

4. Pencarian dana

a. Sponsorship

Proposal : usul, rencana, penawaran dengan pihak lain

b. Sumber Dana

1. Donatur

2. Iuaran anggota / kas organisasi

3. Kontribusi peserta yang ikut kegiatan

4. Wira usaha

Pembuatan proposal merupakan proses akhir dari analisa manajemen organsasi. Proposal merupakan suatu bentuk dokumentasi ringkas dari analisa manajemen organisasi yang telah dilaksanakan sebelumnya, dan disajikan dalam bentuk yang terstruktur, singkat dan jelas seperti yang telah disampaikan diatas. Sehingga item-item yang terdapat pada proposal dibuat berdasarkan/mengacu pada hasil dari analisa manajemen organisasi.