BAB V

JOB DESCRIPTION

(JOBDES)

1. Pendahuluan

Organisasi merupakan suatu sistem yang diadakan dan dirancang untuk mencapai hal – hal yang tidak dapat dicapai individu-individu secara sendiri-sendiri. Orang-orang yang ada dalam organisasi tersebut memiliki tugasnya masing-masing. Tugas yang dilakukan oleh setiap individu mendefinisikan suatu posisi. Semua posisi yang identik atau mirip akan membentuk suatu pekerjaan dalam organisasi.

Baris atas dari kotak pertama menunjukkan berbagai tugas yang harus dilakukan oleh

bidang Kaderisasi yang dipimpin oleh ketuar bidang

Sebelum melakukan suatu tugas atau pekerjaan, terlebih dahulu harus dilakukan suatu analisa pekerjaan (job analysis). Perlu diingat bahwa analisa pekerjaan tidak sama dengan job description, namun pada akhirnya analisa pekerjaan akan berakhir pada suatu bentuk uraian tugas. Analisis pekerjaan merupakan suatu prosedur pengumpulan dan analisis data yang terdefinisi mengenai tugas dan persyaratan pekerjaan.

Setelah itu untuk memudahkan fungsi dan tanggung jawab masing – masing orang dalam organisasi, maka perlu dibuat suatu uraian tugas / deskripsi kerja. Pada bagan diatas, terlihat bahwa ketika melakukan analisa pekerjaan di PC Surabaya disepakati perlu ada bidang kaderisasi yang selanjutnya dibuatkan suatu uraian tugas dari bidang kaderisasi itu sendiri. Hal ini juga berlaku dalam suatu kepanitian kerja. Sehingga nantinya garis tanggung jawab dan koordinasi dapat dengan jelas dipahami, dan tidak ada overlapping tugas pada tiap- tiap bagian/sie.

2. Hubungan Job description dengan Program kerja

Job description baru dapat dibuat apabila program kerja telah dibuat, karena Jobdes adalah suatu perincian dari tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh pelaksana Program kerja.

3. Pengertian Job description

Haruslah dibedakan pengertian antara tugas dengan uraian tugas. Tugas adalah sepotong kerja yang dibebankan untuk diselesaikan berdasarkan suatu standar dalam suatu kurun waktu. Sedangkan uraian tugas merupakan suatu pernyataan faktual dari tugas-tugas, tanggung jawab, dan kondisi kerja dari suatu pekerjaan tertentu.

Suatu deskripsi kerja yang lengkap mempunyai dua seksi.

1. Identifikasi informasi

Identifikasi informasi terdiri atas (sekurangnya) judul pekerjaan, siapa yang bertugas.

Contoh :

Susunan Panitia Diklat XX

Sie Acara : 1. Nyoman Bendot

2. Wayan Ompong

3. Made Bengong

2. Ikhtisar tugas – tugas dan tanggung jawab pekerjaan..

Ikhtisar pekerjaan mencakup tugas – tugas yang dilakukan, hubungan antara pekerjaan itu dengan pekerjaan lainnya, peralatan yang digunakan,dan lain sebagainya.

Contoh :

Sie Acara berada dibawah koordinasi ketua, dan bertugas

a. Membuat format acara diklat

b. Menyiapkan materi diklat

c. Menghubungi pemateri

d. Bekerjasama dengan sie transportasi untuk menjemput pemateri,dll

4. Panduan Dalam Membuat Job Description

Deskripsi kerja yang bagus adalah lengkap, langsung, dan jelas. Ada beberapa garis panduan gaya dalam membuat deskripsi kerja :

1. Buatlah diskripsi secara rinci mengenai tugas / pekerjaan

2. Sertakan nama penanggung jawab tugas tersebut

3. Mengawali setiap kalimat dalam ikhtisar pekerjaan dengan suatu kata kerja aktif “melaksanakan MPAB” bukan “dilaksanakan MPAB”.

5. Siapa yang dan kapan harus membuat Job Description ?

Yang bertanggung jawab atas pembuatan Job Description adalah ketua panitia, yang dalam pengerjaannya dibantu oleh personil Streering Commite (SC) dan personil panitia yang lain. Ketua panitia bertanggungjawab sejak dari pembagian tugas dalam Job Description hingga pengontrollan di lapangan untuk menghindarkan terjadinya ovelap tugas dan wewenang. Job description harus dibuat sejak acara telah direncanakan, sejak Surat Keputusan pembentukan kepanitiaan keluar, ketua panitia telah harus menyiapkan Job Description.

6. Contoh Job Description

Nama Panitia, Jabatan dan Jobdes

No	Nama	Jabatan dalam Tim	Job Description
1	Putu Belog	Ketua Panitia merangkap SC	1. Pendanaan 2. SC Editing materi hari kedua 3. Koordinator seluruh Acara 4. Hubungan keluar (PP) 5. Membuat penjelasan atas metode TOT dan hal-hal teknis yang berhubungan dengannya dalam bentuk tertulis
2	Made Goblog	Wakil Ketua Panitia merangkap SC	1. Pendanaan 2. SC Editing materi hari pertama 3. Wakil Koordinator seluruh acara 4. Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan Evaluasi Diklat yang meliputi : a. Evaluasi Pemateri b. Evaluasi Acara c. Evaluasi Keseluruhan
3	Nyoman Tolol	Sekretaris Panitia Merangkap sie publikasi dan kesekretariatan	1. Kesekretariatan a. Surat menyurat b. Hubungan keluar - Sosialisasi TOT ke daerah-daerah sekaligus konfirmasi kedatangan dan kepulangan peserta (koordinasi dengan sie peserta) c. Fotocopy materi dan non materi 2. Mempersiapkan Diklat Kit hingga selesai, dan bertanggungjawab atas pembagian Diklat Kit kepada peserta
4	Ketut Idiot	Bendahara Panitia merangkap sie materi pada hari H	1. Pendanaan 2. Keuangan a. Pencatatan b. Pembayaran kepada koordinator c. Laporan keuangan 3. Mengatur kesiapan pemateri
5	Gede Imbisil	Koord. Sie Acara	1. Mengatur acara dan estimasi waktu 2. Mempersiapkan acara diluar ruangan 3. Mengkoordinasikan sie lain pada saat hari H
6	Kadek Longor	Koord. Sie. Peserta & Akomodasi	1. Mengkategori, membagi dan mengatur seluruh peserta, sejak dari kedatangan hingga kembali ke daerah masing-masing 2. Mengatur dan bertanggungjawab atas seluruh hal yang berhubungan dengan akomodasi peserta selama di Surabaya 3. Absensi peserta pada saat acara 4. Bertanggung jawab atas segala hal yang berhubungan dengan peserta
7	Komang Bedu	Koord. Sie. Dokumentasi	Mengambil gambar, mencuci, mencetak, memajang dan menjual foto hasil cetakan
8	Ketut Blo’on	Koord. Sie. Transportasi	Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan perpindahan tempat para peserta sejak kedatangan peserta hingga kembali ke daerah masing-masing
9	Raden Mas Lengeh	Koord. Sie Konsumsi	Bertanggungjawab atas seluruh kebutuhan makan dan minum peserta dan panitia sejak kedatangan peserta hingga kembali ke daerah masing-masing
10	Roro Ayu Lemot	Koord Sie Perlengkapan	1. Bertanggung jawab atas seluruh kebutuhan perlengkapan yang diminta oleh sie yang lain 2. Bertanggung jawab atas kondisi ruangan diklat dan perlengkapannya
11	Ginuk-ginuk	Angg Sie Kesekretariatan	1. Menerima tugas dari koordinatornya 2. Bertanggungjawab atas wewenang yang telah diberikan koordinatornya
12	Cantik	Angg Sie Konsumsi
13	Ayu	Angg Sie Peserta
14	Manis	Angg Sie Akomodasi
15	Cakep	Angg Sie Transportasi
16	Keren	Angg Sie Perlengkapan
18	Ca’em	Angg Sie Acara